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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI

HOTEL EDEN  – Sistiana 42/a 34011 Duino-Aurisina Trieste P.IVA IT01291040325

Titolare del trattamento HOTEL EDEN

Responsabile del trattamento: Luciana SODOMACO

Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO): dr. Massimo SBARBARO

 

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016

Nel ringraziarla per averci fornito i Suoi dati personali, portiamo a Sua conoscenza le finalità e le modalità del trattamento cui essi sono destinati. I dati vengono raccolti presso l’interessato.

Finalità del trattamento

Gestione anagrafiche ai fini fiscali, osservanza degli obblighi imposti dalla legge, perseguimento dell’oggetto sociale, fornitura servizi. Le finalità del trattamento sono strettamente connesse all’adempimento del contratto sottoscritto con l’Associazione.

In particolare:

  • Newsletter/richiesta informazioni – invio delle informative a mezzo di indirizzo e-mail da Lei indicato
  • Attività ricettiva – per acquisire e confermare la sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti
  • Adempimenti di legge – per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno
  • Attività di prenotazione – Per tale finalità, previa acquisizione del suo consenso revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno conservati per il periodo sotto indicato, e saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite per le finalità di cui ai punti precedenti
  • Attività di servizio al cliente – durante il suo soggiorno (es. diete particolari, dati per ricevere o consegnare messaggi, ecc.). Per tale finalità è necessario il suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. Il trattamento potrà cessare alla sua partenza o successivamente a seconda dell’opzione prescelta
  • Video-sorveglianza – per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli
  • Attività lavorativa – gestione buste paga, adempimenti normativi in materia fiscale, civile, penale, lavoristica anche in ottica di prevenzione degli infortuni e tutela della salute dei lavoratori.

Modalità del trattamento

I dati vengono da noi trattati manualmente, conservati nei nostri archivi cartacei, vengono elaborati tramite il nostro sistema informatico, sul quale vengono conservati unitamente a tutti i dati e alle relative dichiarazioni o denunce, questo sia per i rapporti del presente esercizio che per ciò che concerne le prestazioni a Lei fornite per gli anni precedenti. La conservazione dei documenti viene effettuata per la durata prevista dalla Legge, italiana od europea, che preveda la conservazione di documenti (ad es. documentazione contabile, fiscale, ecc.) per il tempo strettamente necessario al rispetto della normativa in vigore o per la salvaguardia dei diritti dell’Hotel o dell’interessato, salvo che prima di detto termine, cessi di avvalersi dei nostri servizi o cessi l’attività, nel qual caso sarà Sua premura richiedere la documentazione cartacea e l’eventuale cancellazione dei documenti stessi dal nostro archivio informatico. In questo caso potranno essere da noi conservati unicamente i dati richiesti dalla legge a riprova di operazioni, attività o altri fatti specifici, mentre verranno cancellati tutti i dati non richiesti dalla legge a tutela dei diritti (ad es. indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.). Si precisa comunque che, anche in assenza di detta richiesta, i Suoi dati saranno da noi oggetto di “blocco” con sospensione di ogni trattamento. Tali dati vengono da noi cancellati nel momento in cui si sia prescritto, per Legge, il termine per il controllo e/o l’accertamento delle dichiarazioni o denunce cui gli stessi si riferiscono.

Per le attività facoltative il tempo massimo di conservazione è il seguente:

  • Prenotazione: un anno dall’ultima prenotazione effettuata, dopodiché i dati verranno cancellati
  • Servizio al cliente: a seconda della scelta effettuata potranno essere custoditi per un anno dopo l’ultimo soggiorno oppure cancellati alla partenza

Natura obbligatoria

Tutti i dati relativi a documentazioni fiscali, identificative per il TU Pubblica Sicurezza, Video-sorveglianza richiesti sono obbligatori.

I dati relativi alle attività di prenotazione e quelli per il servizio al cliente sono facoltativi.

Conseguenze del rifiuto dei dati

In caso di mancata comunicazione dei dati indispensabili per adempiere alle finalità di cui sopra, le conseguenze saranno costituite dall’impossibilità di dare seguito al contratto con l’interessato. Sarà inoltre impossibile adempiere correttamente alla normativa fiscale/amministrativa/civile in vigore necessari per dare seguito al contratto, nonché con le conseguenti pene pecuniarie, sanzioni amministrative, eventuali sanzioni penali, provvedimenti di sospensione o revoca di autorizzazioni e/o licenze, irrogate dai competenti Uffici, intendendosi quindi esonerato lo scrivente da ogni e qualsiasi responsabilità.

In caso di rifiuto alla comunicazione e/o al trattamento dei dati relativi alle attività facoltative non potrà essere fornito il relativo servizio

Soggetti a cui potranno essere comunicati i dati personali

I dati personali potranno essere comunicati a:

1) Personale dell’Hotel in qualità di responsabili e incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto posto in essere; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy.

2) A tutti gli organi preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti di cui alle finalità anzi indicate

3) Istituti di credito per le operazioni di incasso dei pagamenti.

4) Responsabili anche esterni del trattamento dei dati (es. Consulente del Lavoro, Commercialista, Avvocato).

5) Organi di Stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti contabili e fiscali previsti dalla legge.

Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Suoi dati personali a soggetti non necessari per l’espletamento dei servizi o prodotti da Lei richiesti.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016:

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, del DPO;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati.

L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

In relazione ai dati conferiti Lei potrà esercitare in ogni momento i diritti di cui alla normativa in vigore, nei confronti del titolare del trattamento, quali: conferma dell’esistenza dei dati, origine, finalità, aggiornamento, cancellazione, diritto di opposizione.

Per esercitare tali diritti dovrà rivolgersi al Responsabile del trattamento dei Dati personali.

 

Il titolare del trattamento è  HOTEL EDEN .

Il responsabile del trattamento è: Luciana SODOMACO

Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO): dr. Massimo Sbarbaro

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INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG PERSÖNLICHER DATEN

Hotel Eden, Sistiana 42/a, 34011 Duino-Aurisina, Triest. MwSt.-Nummer: IT01291040325

Inhaber der Datenverarbeitung: Hotel Eden

Datenverarbeiter: LUCIANA SODOMACO

Datenschutzbeauftragter (DSB): Dr. Massimo SBARBARO

 

Informationen gemäß Art. 13 der EU-Verordnung 679/2016

Wir danken Ihnen, dass Sie uns Ihre persönlichen Daten zur Verfügung gestellt haben, und machen Sie auf den Zweck und die Art der Verarbeitung aufmerksam, für die sie bestimmt sind. Die Daten werden von der betroffenen Person erhoben.

Zweck der Datenverarbeitung

Verwaltung der persönlichen Daten für Steuerzwecke, Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, Verfolgung der institutionellen Ziele des Hotels Eden (Mitteilung der aktivierten und aktivierbaren Kurse, Mitteilung der Termine für Vereinstreffen), Verwendung von während der Veranstaltung produziertem Audio-Video-Material. Die Zwecke der Verarbeitung stehen in engem Zusammenhang mit der Erfüllung des mit dem Hotel Eden geschlossenen Vertrages.

Insbesondere:

  • Newsletter – Anforderung von Informationen – Zusendung von Informationen an eine von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse
  • Pädagogische Aktivitäten – Berichterstattung, Unterrichtsvorbereitung, spezifische Informationen für Lehrer, gesetzlich vorgeschriebene Aktivitäten
  • Freizeit- und/oder Erholungsaktivitäten – Organisation von Ausflügen, Vorbereitung der Route nach den Bedürfnissen der Betroffenen sowie die mögliche Vermittlung von auf Bereitstellung von Mahlzeiten spezialisierten Unternehmen
  • Forschungstätigkeiten – Forschungs- und Statistikaktivitäten, die auch auf die Kommunikation mit externen Stellen abzielen, werden nur mit anonymen Daten durchgeführt, aus denen der Eigentümer der Daten nicht ermittelt werden kann
  • Arbeitstätigkeiten – Lohnverwaltung, Steuer-, Zivil-, Straf- und Arbeitsrecht, auch im Hinblick auf die Verhütung von Unfällen und den Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer.

Modalität der Verarbeitung

Die Daten werden von uns manuell verarbeitet, in unserem Papierarchiv gespeichert, über unser Computersystem verarbeitet, auf dem sie zusammen mit allen Daten und damit zusammenhängenden Aussagen oder Beschwerden gespeichert werden, und zwar sowohl für Berichte des laufenden Geschäftsjahres als auch im Hinblick auf die für Sie erbrachten Leistungen der Vorjahre. Die Dokumente werden für die im italienischen oder europäischen Recht vorgesehene Dauer aufbewahrt, die die Aufbewahrung von Dokumenten (z.B. Buchhaltung, Steuern usw.) für den Zeitraum vorsieht, der unbedingt erforderlich ist, um die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten oder die Rechte des Hotels Eden oder der betreffenden Person zu wahren,und zwar für den Zeitraum, der zur Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften oder zum Schutz der Rechte des Hotels Eden oder der betreffenden Person erforderlich ist (sollte z. B. ein Kunde einen Nachweis über seinen Aufenthalt im Hotel Eden in der Vergangenheit für persönliche Zwecke verlangen), es sei denn, dass der Kunde vor Ablauf dieser Frist die Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen oder seine Geschäftstätigkeit einstellt. In diesem Fall dürfen wir die gesetzlich vorgeschriebenen Daten nur zum Nachweis bestimmter Vorgänge, Tätigkeiten oder sonstiger Tatsachen speichern, wobei alle nicht gesetzlich vorgeschriebenen Daten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.) gelöscht werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Daten auch ohne eine solche Anfrage von uns “gesperrt” werden. Wir löschen diese Daten nach Ablauf des gesetzlich festgelegten Abschlusstermins für die Kontrolle und/oder Feststellung der Erklärungen oder Beschwerden auf die sich die Daten beziehen.

Verbindlichkeit

Alle erforderlichen Daten sind verbindlich.

Folgen der Datenverweigerung

Die Nichtangabe der zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlichen Daten führt zur Unmöglichkeit der Vertragserfüllung mit dem Kunden. Es wird auch unmöglich sein, das geltende Steuer-/Verwaltungs-/Zivilrecht, das für die Einhaltung des Vertrages notwendig ist, sowie die sich daraus ergebenden Geldstrafen, Verwaltungssanktionen, etwaige strafrechtliche Sanktionen, Maßnahmen zur Aussetzung oder zum Widerruf von Genehmigungen und/oder Lizenzen, die von den zuständigen Ämtern verhängt werden, korrekt einzuhalten, so dass der Verfasser von jeglicher Haftung befreit ist.

Stellen, denen die persönlichen Daten mitgeteilt werden können

Die Daten können an folgende Subjekte weitergegeben werden:

1) Mitarbeiter des Hotels Eden als Verantwortliche und Zuständige für die Verwaltung der mit dem Vertrag verbundenen Unterlagen; das Personal wurde ordnungsgemäß auf die Sicherheit der persönlichen Daten und das Recht auf Privatsphäre geschult.

2) An alle mit der Überprüfung und Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Erfüllung der oben genannten Zwecke beauftragten Stellen

3) Kreditinstitute zwecks Zahlungseinnahme.

4) Unternehmenseigene oder externe Verantwortliche für die Datenverarbeitung (z.B. Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt).

5) Staatliche Behörden, die die Rechtmäßigkeit der gesetzlich erforderlichen steuerlichen oder buchhalterischen Pflichten überprüfen und kontrollieren.

In jedem Fall ist die Mitteilung Ihrer persönlichen Daten an Dritte, die für die Erbringung von Dienstleistungen oder angeforderten Produkte nicht erforderlich ist, verboten.

RECHTE DES BETROFFENEN

Sie können jederzeit Ihre Rechte gegenüber dem Inhaber der Datenverarbeitung gemäß der EU-Verordnung 679/2016 geltend machen:

Der Betroffene hat das Recht auf die Bestätigung der Existenz oder Nichtexistenz der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, auch wenn diese noch nicht registriert sind, sowie auf deren Mitteilung in verständlicher Form.

Der Betroffene hat ein Recht auf Auskunft über:

  1. a) Herkunft der personenbezogenen Daten;
  2. b) eine Erklärung über die Ziele und Modalitäten der Behandlung;
  3. c) die im Falle einer Behandlung mithilfe elektronischer Mittel angewandte Software;
  4. d) die Identität des Inhabers, der verantwortlichen Personen und des Datenschutzbeauftragten;
  5. e) der Personen oder Kategorien von Personen, denen die Daten mitgeteilt werden können oder die in ihrer Eigenschaft als Datenverarbeiter oder Verantwortliche davon Kenntnis erlangen können.

Der Betroffene hat das Recht, folgendes zu erhalten:

  1. a) die Aktualisierung, die Berichtigung oder, sofern Interesse daran besteht, die Ergänzung der Daten;
  2. b) die Löschung, Übertragung in anonyme Form oder die Blockierung der behandelten Daten bei Verletzung des Gesetzes, einschließlich der Daten, die nicht zu den Zwecken, für die sie erhoben und nachfolgend verarbeitet wurden, aufbewahrt werden müssen;

Der Betroffene hat das Recht, sich ganz oder teilweise einer Verarbeitung der ihn betreffenden Daten zu widersetzen:

  1. a) aus legitimen Gründen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die ihn betreffen, selbst wenn diese zum für die Erhebung genannten Zweck gehören;
  2. b) der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die ihn betreffen, wenn diese zum Zweck des Versands von Werbematerialien, für Direktverkauf, für die Durchführung von Marktforschungen oder für den Versand von kommerziellen Mitteilungen verarbeitet werden.

In Bezug auf die zur Verfügung gestellten Daten können Sie jederzeit Ihre Rechte gemäß der geltenden Gesetzgebung gegen den Inhaber der Datenverarbeitung geltend machen, wie z.B.: Bestätigung der Existenz der Daten, Herkunft, Zweck, Aktualisierung, Löschung, Widerspruchsrecht.

Um diese Rechte ausüben zu können, müssen Sie sich an die für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten verantwortliche Person wenden.

Inhaber der Datenverarbeitung: Hotel Eden

Datenverarbeiter: LUCIANA SODOMACO

Datenschutzbeauftragter (DSB): Dr. Massimo SBARBARO

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INFORMATION ON PERSONAL DATA PROCESSING

Hotel Eden, Sistiana 42/a 34011 Duino-Aurisina Trieste, VAT No.: IT01291040325

Data Controller: Hotel Eden

Data Processor: Luciana Sodomaco

Data Protection Officer (DPO): dr. Massimo Sbarbaro

 

Information pursuant to art. 13 of EU Regulation No. 679/2016

Thank you for  providing us with your personal data. We hereby bring to your attention the purpose and methods of processing the data you have disclosed to us. The data are collected from the Data Subject.

Purpose of data processing

Managing customer lists for fiscal purposes, compliance with legal obligations, pursuit of the institutional purposes of Hotel Eden (notification of courses activated or that can be activated, notification of association meetings), use of audio/video material produced in occasion of events. The purposes of data processing are strictly connected with the fulfilment of the contract signed with Hotel Eden.

In particular:

  • newsletters – request for information – sending information via email to the email address you provided;
  • didactic activities – reports, organisation of courses, information provided to teachers, activities as foreseen by the law;
  • recreational activities – organisation of excursions tailoring the tours to the needs and interests of the concerned persons, as well as contacting companies specialised in meal provision, if required;
  • research activities – research activities and statistics, also aimed at communicating with external organisations, are carried out using anonymised data eliminating the possibility of identifying any individual or data provenance;
  • work – payroll management, compliance with legislation on fiscal, civil, criminal and work issues including work health and safety matters.

Method of data processing

Data is processed manually, stored in our paper-based archives and processed through our computerised system where said data is stored with all other data in our possession and the relevant statements and reports. This is true for the present as well as for the services we provided to you in the past.  Documents are kept as long as foreseen by the Italian or European Law concerning data storage (e.g. accounting or fiscal documents, etc.) for the period of time necessary to meet the requirements of the law in force or to safeguard the rights of Hotel Eden or those of the data subject (e.g. proof that in the past the data belonged to Hotel Eden for the data subject’s personal purposes), unless before that deadline the data subject no longer takes advantage of our services or the activity ceases. In these cases it will be the data subject’s concern to request paper records and possibly the deletion of said documents from our electronic archive. In this case we can only store the data requested in compliance with the law necessary to prove certain transactions, activities or others specific events, while all the data not required by the law will be deleted to safeguard the rights of the data subject (e.g. email address, telephone number, etc.). However, it should be noted that without the aforementioned data subject’s request, we will block your data and suspend any processing operation. The data will be deleted in compliance with the deadline – if any – foreseen by the law and relevant to checking and verifying declarations or statements concerning said data.

Mandatory nature of data

All the data requested is mandatory.

Consequences of denial to data processing

In case of failure to provide the data necessary to fulfil the aforementioned purposes, it will not be possible to finalise the contract with the data subject. Furthermore it will not be possible to fulfil the fiscal/administrative/civil rules in force, necessary to finalise the contract, consequently incurring fines, administrative and criminal sanctions, suspension or revocation of licenses issued by the relevant bodies. Therefore we shall be exempt from liability for any and all consequences arising therefrom.

Subjects to whom data may be disclosed

Your personal data could be disclosed to:

1) Staff members of Hotel Eden in their capacity as data processor entitled to data processing in order to manage files relevant to the existing contract. The staff has been duly informed about personal data security and the right to privacy.

2) The bodies authorised to verify and ensure the regular fulfilment of obligations foreseen for the aforementioned purposes.

3) Banks for the collection of payments.

4) data processors, also when external (e.g.: employment consultant, accountant, lawyer).

5) The state bodies authorised to verify and ensure regular fulfilment of accounting and fiscal obligations foreseen by law.

Nevertheless the prohibition to disclose or disseminate your personal data to entities not essential to the provision of services or products you required shall remain in force.

RIGHTS OF THE DATA SUBJECT

At any time you may exercise your rights towards the data controller pursuant to EU Rule No. 679/2016:

The data subject has the right to receive confirmation as to whether or not personal data relating to them exists even though not registered yet. Such information shall be communicated to the data subject in an intelligible and clear form.

The data subject has the right to obtain information on:

  1. a) the source of personal data collected;
  2. b) the purposes and methods of data processing;
  3. c) the method applied in the case of data processing carried out with the aid of electronic devices;
  4. d) the identification details of the data controller, the data processors and the DPO;
  5. e) the recipients or categories of entities to whom  the personal data may be disclosed or that are entitled to have access to the data in their capacity as data processors or persons in charge of processing.

The data subject has the right to obtain:

  1. a) the updating, correction or, where interested therein, the integration of their data;
  2. b) the cancellation, the anonymisation or blocking of the data processed unlawfully, including those that need not be retained for the purposes for which the data were collected or subsequently processed;

The data subject has the right to object to, in whole or in part:

  1. a) for legitimate reasons, the processing of personal data relating to them, even if pertinent to the purpose for which they were collected;
  2. b) the processing of personal data relating to them for the purposes of sending advertising or direct sales material or to carry out market or commercial communication research.

As far as the data provided are concerned, at any time you may exercise your rights with the data controller in compliance with the law in force, including the right to obtain confirmation of the existence of data relating to you, the source, the purposes, the updating, the cancellation and the right to object.

In order to exercise the aforementioned rights please contact the data processor.

Data Controller: Hotel Eden

Data Processor: Luciana Sodomaco

Data Protection Officer (DPO): dr. Massimo Sbarbaro

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OBVESTILO O OBDELAVI PODATKOV

Hotel Eden, Sistiana / Sesljan 42/a, 34011 Duino-Aurisina / Devin-Nabrežina, Trst. Id. št. za DDV: IT01291040325

Upravljavec obdelave: Hotel Eden

Odgovorni za obdelavo: LUCIANA SODOMACO

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): dr. Massimo SBARBARO

 

Obvestilo v skladu s 13. členom Uredbe ES 679/2016

Zahvaljujemo se vam za posredovanje vaših osebnih podatkov. Želimo vas obvestiti o namenu in načinu obdelave podatkov. Podatki se zbirajo pri zadevnem subjektu.

Namen obdelave

Upravljanje z osebnimi podatki v davčne namene, spoštovanje zakonsko določenih obveznosti, izvajanje poslovnih namenov podjetja Hotel Eden (obveščanje o izvedenih in izvedljivih tečajih, obveščanje o datumih sestankov), uporaba avdio in video gradiva, izdelanega med prireditvami. Namen obdelave je tesno vezan na izvajanje pogodbe, podpisane s Hotelom Eden.

To velja predvsem za:

  • Elektronski bilten – Prošnje za informacije – pošiljanje informativnih obvestil prek naslova e-pošte, ki ga je stranka navedla
  • Študijske dejavnosti – obračunavanje, sestava razredov, informacije za učitelje, aktivnosti, ki jih predvideva zakon
  • Dejavnosti za rekreacijo in/ali zabavo – organizacija izletov, načrtovanje poti na osnovi potreb udeležencev, morebitno povpraševanje pri gostinskih podjetjih za dobavo obrokov
  • Raziskovalne dejavnosti – raziskovalne ali statistične dejavnosti, namenjene tudi komunikaciji z zunanjimi ustanovami, potekajo samo z uporabo anonimnih podatkov, iz katerih ni mogoče razbrati, na koga se nanašajo
  • Delovne obveznosti – sestava plačilnih listov, izvajanje davčnih, civilnih, kazenskih obveznosti ter obveznosti s področja delovnega prava tudi v namen preprečevanja nesreč in varovanja zdravja delavcev.

Način obdelave

Podatke obdelujemo ročno in jih hranimo v fizičnih arhivih; poleg tega jih obdelujemo v računalniškem sistemu, kjer jih hranimo skupaj z vsemi podatki, prijavami in izjavami v namen delovanja gostinskega podjetja in reference o storitvah, ki smo vam jih nudili v prejšnjih letih. Dokumenti se hranijo za obdobje, ki ga določa italijanska ali evropska zakonodaja o shranjevanju dokumentov (npr. knjigovodskih in davčnih izkazov ipd.), in sicer samo za čas, ki je potreben za spoštovanje veljavnih predpisov v zvezi z varovanjem pravic Hotela Eden ali stranke (npr. za prošnjo za posredovanje dokazil o postanku v hotelu Eden v preteklosti za osebne potrebe stranke), razen v primeru, da se pred potekom zakonsko določenega roka stranka preneha posluževati naših storitev ali preneha z dejavnostjo; v tem primeru mora stranka zaprositi za predajo fizičnih dokumentov in za morebitni izbris dokumentov iz našega računalniškega arhiva. V tem primeru bomo lahko hranili samo tiste podatke, ki jih zahteva zakon kot dokaz za izvajanje postopkov, aktivnosti ali drugih specifičnih dejanj; v namen varovanja pravic pa bodo izbrisani vsi podatki, ki jih zakon ne zahteva (npr. naslov e-pošte, telefonska številka itd.). Tudi v primeru, da takega zahtevka ne bomo prejeli, bomo vaše podatke »zamrznili« in jih nikakor ne bomo obdelali. Te podatke brišemo ob poteku zakonsko določenega roka za preverjanje in/ali kontrolo izjav ali prijav, na katere se nanašajo.

Obveznost

Vsi zahtevani podatki so obvezni.

Posledice neposredovanja podatkov

V primeru, da nekdo ne bi posredoval podatkov, potrebnih v zgoraj omenjene namene, nam bo nemogoče stopiti v stik z njim. Prav tako nemogoče bo spoštovanje veljavnih davčnih, upravnih in civilnih predpisov za izpolnjevanje pogodbe, kar bi lahko privedlo do denarnih ali upravnih kazni, morebitnih kazenskih sankcij, začasen ali trajen odvzem licenc oziroma licenc s strani pristojnih uradov, pri čemer avtor besedila zavrača vsako odgovornost.

Subjekti, ki jim bomo lahko sporočili osebne podatke

Osebne podatke bomo lahko sporočili:

1) osebju Hotela Eden, v kolikor je odgovorno in pristojno za obdelavo podatkov, ravnanje z dokumenti v zvezi z vzpostavljeno pogodbo; osebje je bilo poučeno o predpisih glede varnosti osebnih podatkov in pravice do zasebnosti.

2) vsem organom, pristojnim za nadzor in preverjanje pravilnega izvajanja zgoraj omenjenih obveznosti

3) bankam v namen prejema plačil

4) odgovornim za obdelavo podatkov; ti so lahko zunanji subjekti, npr. zaposlitveni svetovalci in pravniki, računovodje, odvetniki

5) državnim organom, pristojnim za nadzor in preverjanje rednega izpolnjevanja davčnih in knjigovodskih obveznosti, ki jih določa zakon.

V vsakem primeru velja prepoved predaje ali širjenja vaših osebnih podatkov, če to ni potrebno za nudenje storitev ali proizvodov, ki ste jih zahtevali.

PRAVICE STRANKE

V skladu z Uredbo ES 679/2016 lahko stranka kadar koli uveljavlja svoje pravice pri odgovornemu za obdelavo podatkov.

Stranka lahko dobi potrditev o prisotnosti njegovih osebnih podatkov, tudi če le-ti niso še registrirani, in zaprosi za njihovo posredovanje v jasni obliki.

Stranka lahko zaprosi, da se ji sporoči:

  1. a) izvor njenih osebnih podatkov;
  2. b) namen in način obdelave;
  3. c) uporabljeno programsko opremo, v kolikor se pri obdelavi podatkov uporabljajo elektronski aparati;
  4. d) podatki, potrebni za identifikacijo upravljavca obdelave, odgovornih za obdelavo, DPO;
  5. e) ime subjekta ali kategorij subjektov, ki bi jim osebni podatki lahko bili sporočeni ali ki se lahko seznanijo z njimi kot odgovorni ali pooblaščeni za obdelavo.

Stranka ima pravico, da zaprosi:

  1. a) za posodobitev, popravo ali dopolnitev podatkov;
  2. b) za izbris, pretvorbo v anonimno obliko ali blokiranje podatkov, obdelanih v nasprotju z zakonskimi določili, vključno s tistimi podatki, katerih shranjevanje ni potrebno glede na namene, v katere so bili podatki zbrani ali obdelani;

Stranka ima pravico, da se delno ali v celoti upre:

  1. a) obdelavi osebnih podatkov, ki jo zadevajo, tudi če s skladni z namenom obdelave, če ima za to tehten razlog;
  2. b) obdelavi osebnih podatkov v namen pošiljanja reklamnega gradiva, neposredne prodaje ali izvajanja tržnih raziskav ali pošiljanja trgovskih sporočil.

Stranka lahko kadar koli uveljavlja svoje pravice pri odgovornemu za obdelavo v zvezi s sporočenimi podatki v skladu z veljavno uredbo. Zaprosi lahko, da se ji potrdi obstoj podatkov, da se ji sporoči vir, namen, posodobitev, zaprosi lahko za izbris ali izrazi svoje nasprotovanje do obdelave.

Za uveljavljanje te pravice se mora stranka obrniti na odgovornega za obdelavo osebnih podatkov.

Upravljavec obdelave: Hotel Eden

Odgovorni za obdelavo: LUCIANA SODOMACO

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): dr. Massimo Sbarbaro

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INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Hotel Eden, Sistiana 42/a 34011 Duino-Aurisina Trieste P.IVA IT01291040325

Titulaire du traitement: Hotel Eden

Responsable du traitement: LUCIANA SODOMACO

Responsable de la protection des données (RPD ou DPO): dr. Massimo SBARBARO

 

Lettre d’information aux termes de l’art. 13 du Règlement UE 679/2016

Nous Vous remercions pour nous avoir transmis Vos données personnelles et Vous informons ci-dessous sur les modalités du traitement des données que nous avons collectées auprès de Vous.

Finalité du traitement

Gérer les données pour des fins fiscaux, respecter les obligations imposées par la loi, poursuivre les finalités institutionnelles de l’Hotel Eden (informer sur les cours activés et à activer, communiquer les dates des réunions d’association), employer les matériels audiovisuels produits lors de l’évènement. Les finalités du traitement sont intimement liées à l’exécution du contrat stipulé avec l’Hotel Eden.

En particulier:

  • Infolettres – renseignements – envoi des notes d’information à l’adresse électronique que Vous avez transmise
  • Activités didactiques – rapports, préparation des classes, informations spéciales aux enseignants, activités demandées par la loi
  • Activités récréatives et/ou de loisirs – organisation de sorties, préparation des itinéraires selon les exigences des participants, ainsi que la recherche d’éventuelles entreprises spécialisées dans la fourniture des repas
  • Activités de recherche – les activités de recherches et statistiques, finalisées aussi à la communication aux organisations externes, se font exclusivement sur des données anonymisées, qui ne permettent pas de retracer l’identité de leurs titulaires
  • Activités concernant le travail – gestion des fiches de paie, obligations réglementaires en matière tributaire, civile, pénale, de travail, y compris la prévention des accidents et la protection de la santé des travailleurs.

Modalités du traitement

Vos données seront traitées manuellement, conservées dans nos archives sur papier et élaborées par notre système informatique, où elles sont conservées avec toutes les données et les relatives déclarations ou dénonciations, tant pour les relations de cet exercice que pour tout ce qui concerne les prestations que nous avons fournies dans les années précédentes. Les documents sont conservés pour la durée prévue par les législations italienne ou européenne régissant la conservation des documents (par exemple les documents comptables, fiscaux, etc.) seulement pour le délai nécessaire dans le respect de la loi en vigueur ou pour protéger les droits de l’Hotel Eden ou de la personne concernée (par exemple, requête de documents démontrant l’appartenance à l’Hotel Eden dans le passé pour les finalités personnelles de la personne concernée), sauf que, avant ledit délai, Vous n’avez cessé d’utiliser nos services ou que l’activité n’a cessé. Dans ces cas, il revient à Vous de demander les documents sur papier et l’effacement desdits documents dans nos archives informatiques. Au cas échéant, nous ne pourrons conserver que les données demandées par la loi pour démontrer des opérations, des activités ou d’autres faits spécifiques, tandis que nous aurons l’obligation d’effacer toutes les données qui ne sont pas demandées par la loi pour la tutelle des droits (par exemple, adresse électronique, numéro de téléphone, etc.). Nous précisons toutefois que, même à défaut de Votre requête, Vos données feront l’objet d’un “bloc” et de l’interruption du traitement. Ces données seront effacées au moment où les délais imposés par la loi pour le contrôle et/ou la vérification des déclarations ou dénonciations auxquelles elles font référence ont échoué.

Nature obligatoire

Toutes les données demandées sont obligatoires

Conséquences du refus des données

A défaut de Votre octroi des données indispensables pour donner exécution aux finalités ci-dessus, les conséquences comporteront l’impossibilité de donner suite au contrat avec la personne concernée. Il sera en outre impossible de respecter correctement les lois fiscales/administratives/civiles en vigueur, qui sont nécessaires pour donner exécution au contrat, y compris les amendes, sanctions administratives, éventuelles sanctions pénales, mesures de suspension ou retrait d’autorisations et/ou licences appliquées par les Bureaux compétents. Cela implique que le soussigné est exonéré de toute responsabilité.

Destinataires de la communication des données personnelles

Vos données personnelles pourront être communiquées à:

1) Personnel de l’Hotel Eden en qualité de responsables et chargés du traitement pour la gestion des dossiers concernant le contrat en exécution; le personnel a été dûment instruit en matière de sécurité des données personnelles et du droit à la vie privée.

2) Tous les organismes préposés aux vérifications et contrôles sur la régularité des obligations de la loi concernant les finalités ci-dessus.

3) Instituts de crédit pour les opérations d’encaissement des paiements.

4) Responsables du traitement des données, même à l’extérieur (par exemple, Conseiller du Travail, Expert-Comptable, Avocat).

5) Organismes de l’État préposés aux vérifications et contrôles sur la régularité des obligations fiscales et comptables prévues par la loi.

Il est en tout cas strictement interdit de communiquer ou révéler Vos données personnelles à toute personne qui ne sera pas nécessaire pour la fourniture des services ou produits que Vous avez demandés.

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Vous pourrez à tout moment exercer Vos droits auprès du titulaire du traitement, conformément au Règlement UE 679/2016:

La personne concernée a le droit d’obtenir la confirmation sur l’existence de données personnelles qui le concernent, même si pas encore enregistrées, et la communication de ces données dans un format intelligible.

La personne concernée a le droit d’obtenir l’indication:

  1. a) de l’origine des données personnelles;
  2. b) des finalités et modalités du traitement;
  3. c) de la méthode appliquée en cas de traitement à l’aide d’outils électroniques;
  4. d) des données d’identification du titulaire, des responsables, du DPO;
  5. e) des sujets ou classes de sujets auxquels les données personnelles peuvent être révélées ou pouvant y avoir accès en qualité de responsables ou chargés du traitement.

La personne concernée a le droit d’obtenir:

  1. a) la mise à jour, rectification ou, au cas échéant, l’intégration des données;
  2. b) l’effacement, l’anonymisation ou le bloc des données traitées en cas de violation de la loi, y compris celles dont la conservation est nécessaire pour les buts pour lesquels elles ont été collectées ou traitées;

La personne concernée a le droit de s’opposer, partiellement ou totalement:

  1. a) pour des raisons légitimes, au traitement des données personnelles qui la concernent, même si pertinentes aux finalités de la collecte;
  2. b) au traitement des données personnelles qui la concernent pour l’envoi de matériels promotionnels ou de vente directe ou pour la réalisation d’enquêtes de marché ou communications commerciales.

Concernant les données que Vous avez transmises, Vous pourrez à tout moment exercer les droits prévus par la loi en vigueur, auprès du titulaire du traitement, et notamment: confirmation de l’existence des données, origine, finalité, mise à jour, effacement, droit d’opposition.

Pour l’exercice desdits droits, Vous devrez contacter le Responsable du traitement des données personnelles.

Le Titulaire du Traitement : Hotel Eden

Le Responsable du traitement: LUCIANA SODOMACO

Le Responsable de la protection des données (RPD ou DPO): dr. Massimo Sbarbaro

Privacy

ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ ДАННЫХ

Отель Eden, Систиана 42/a 34011 Дуино-Ауризина, Триест ИНН  IT01291040325

Контроллер данных: Hotel Eden

Ответственный за обработку данных: Лучана Содомако

Сотрудник по защите данных: Массимо Сбарбаро

Информация предоставлена в соответствии со ст. 13 Постановления ЕС 679/2016

Благодарим Вас за предоставленные нам Ваши персональные данные. Доводим до Вашего сведения цели и методы обработки этих данных. Данные собираются заинтересованной стороной.

Цель сбора данных

Управление персональными данными для целей налогообложения, соблюдение обязательств, налагаемых законом, а также преследование административных целей гостиницы «Eden» (возможность сообщить Вам о действующих курсах или о планируемых мероприятиях, информирование о датах, на которые запланированы общие собрания), использование аудио-видеоматериалов, созданных на мероприятиях. Целесообразность сбора данных строго связана с выполнением контракта, подписанного с отелем Eden.

А именно:

– Рассылка новостей – запрос информации – отправка информации с помощью указанного Вами адреса электронной почты

– Образовательная деятельность – отчетность, организация курсов, конкретная информация для учителей, обязательная деятельность по соблюдению законодательства

– Спортивные и / или игровые мероприятия с выездом – организация поездок, подготовка маршрута в соответствии с потребностями заинтересованных сторон, а также возможный наем компаний, специализирующихся на организации питания

– Исследовательская деятельность – исследовательская деятельность и статистика, в том числе направленная на взаимодействие с внешними организациями, что выполняется в анонимной форме

– Трудовая деятельность – управление начислением заработной платы, соблюдение нормативных требований в области налогообложения, гражданского, уголовного, трудового права, а также с целью предотвращения несчастных случаев и защиты здоровья работников.

Методы обработки данных

Данные обрабатываются нами вручную, хранятся в бумажных файлах, обрабатываются через нашу компьютерную систему, в которой они хранятся вместе со всеми данными и связанными с ними заявлениями или обращениями, чтобы связать воедино все услуги, оказываемые Вам нашим отелем и в предыдущие годы. Сохранение документов осуществляется на срок предусмотренный итальянским и европейским законодательством, которое предписывает сохранение документов (например, бухгалтерскую документацию, налог и т.д.) в течение времени, строго необходимого для соблюдения действующих правил или для гарантии прав отеля Eden или заинтересованной стороны (например, запрос документации, подтверждающей присутствие в гостинице Eden в прошлом для личных целей заинтересованной стороны), за исключением случаев, когда до окончания вышеназванного периода прекращается использование наших услуг, или прекратилось сотрудничество с нами, и в этом случае это будет Ваша обязанность запросить печатную документацию и возможное последующее удаление документов из нашего компьютерного архива.
В этом случае мы можем сохранить только данные, требуемые законом для подтверждения операций, действий или других конкретных фактов, в то время как все данные, не требуемые законом для защиты прав, будут удалены (например, адрес электронной почты, номер телефона и т.д.). В любом случае, даже в отсутствии заявления об удалении данных Ваши данные будут недоступны – заблокированы для любой обработки. Эти данные удаляются нами, когда это требуется действующим законодательством, когда заканчивается срок для контроля и / или проверок заявлений или обращений, к которым они относятся.

Данные, которые носят обязательный характер сбора

Все предоставляемые нам данные считаются необходимыми для сбора.

Последствия в случае отказа в предоставлении данных.

В случае непредставления данных, необходимых для выполнения вышеупомянутых целей, будет невозможно выполнить договор с заинтересованной стороной. Также будет невозможно правильно соблюсти нормы действующего налогового / административного / гражданского законодательства, необходимые для выполнения контракта, а также вытекающие из этого денежные штрафы, административные санкции, возможные уголовные санкции, приостановление или аннулирование разрешений и / или лицензий, налагаемых компетентными органами, следовательно, это ведет к освобождению подписавшего контракт от любой ответственности.

Субъекты, которым могут быть раскрыты Ваши личные данные

Личные данные могут быть переданы следующим субъектам:

1) Персонал отеля Eden в должности менеджеров и тем, кто отвечает за обработку данных для управления практикой, связанной с контрактом. Эти сотрудники были должным образом образованы в целях сохранности личных данных и прав на неприкосновенность частной жизни;

2) Органы, отвечающие за проверки и контроль выполнения, упомянутых выше целей;

3) Кредитные учреждения для операций по взысканию платежей;

4) Сторонние менеджеры, ответственные за обработку данных (например, консультант по вопросам труда, бухгалтер, юрист).

5) Государственные органы, ответственные за проверки и контроль регулярности бухгалтерского и налогового учета, предусмотренные законом.

При любых обстоятельствах сохраняется запрет на передачу или раскрытие Ваших персональных данных лицам, не имеющим отношения к запрошенным Вами услугам или продуктам.

ПРАВА ЗАИНТЕРЕСОВАННОЙ СТОРОНЫ

В любое время вы можете использовать свои права в отношении контроллера данных в соответствии с Постановлением Европейского Союза 679/2016:

Заинтересованная сторона имеет право получить подтверждение существования или отсутствия личных данных о нем, даже если они еще не зарегистрированы. Эти сведения должны быть донесены до заинтересованной стороны в понятной форме.

Заинтересованная сторона имеет право получить разъяснения о:

а) происхождении персональных данных;

б) целей и методов обработки;

в) логики, применяемой в случае обработки, проводимой с помощью электронных приборов;

г) идентификационных данных владельца, менеджеров, сотрудников по защите данных;

д) субъектах или категориях субъектов, которым могут передаваться личные данные, или о сотрудниках этих субъектов, которые работают с этими данными.

Заинтересованная сторона имеет право получить:

а) обновление, исправление или, при необходимости, интеграцию данных;

б) аннулирование, преобразование в анонимную форму или блокирование данных, обрабатываемых незаконно, включая данные, сбор которых не является необходимым для целей, для которых данные были собраны или впоследствии обработаны;

Заинтересованная сторона имеет право возражать, полностью или частично:

а) на законных основаниях, против обработки персональных данных, касающихся его / ее личности, даже если они имеют отношение к цели сбора данных;

б) против обработки персональных данных, относящихся к нему, с целью отправки рекламных материалов или рекламы прямых продаж или для проведения маркетинговых исследований или коммерческой коммуникации.

В отношении предоставленных данных Вы можете в любое время реализовать Ваши права в соответствии с действующим законодательством, такие как: подтверждение существования данных, происхождение, цель, обновление, аннулирование, право на возражение.

Для осуществления этих прав Вы должны обратиться к лицу, ответственному за обработку персональных данных.

Контроллер данных: Отель Eden

Ответственный за обработку данных: Лучана Содомако

Сотрудник по защите данных: Массимо Сбарбаро

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